BILLY OFFICE｜送付状の必要性とは…【つぶやき】

今日はどうでも良いといえば、終わってしまうような話。

弊社でも、当然のように送付状をつけて送付していますが、
時々「ん？これ必要か？」と思う場面が多々があります。

そもそも社会人になりたての頃、事務仕事の最初に覚えたのが送付状の作成。
あらかじめ用意されていたWordのテンプレートを使って、
必要項目を差し替えて送付状を作成するという仕事。

まだWordも使い慣れていなくて、当然ビジネス文書も見慣れていなかったこともあり、
たかが送付状の作成に手こずり、赤ペンを入れられて返された記憶があります。

今思うと、どんだけ仕事できないんだよ！って、
ツッコミたくなるような仕上がりだったと思います。そんな昔話は置いておいて・・・

送付状いるのか問題・・・

実際の所、実務を見ていて一番多くありそうなのが、「なんとなく」「ルールだから」「そういうものでは」と、雰囲気や習慣でつけている。って人が多そう。

おそらく当初はしっかりと意味があって、それこそ「ご挨拶」としてのマナーを重視して送付していたんだろうけど、それが徐々に形骸化していって無条件に付けるって、なったのかな！？

社会人になった時には当然のようにあったので、始まりの詳しいところはわからないですね。

実際の意味としてよく聞くのは、送付した内容を記しているから、送付物の内容が無事届いているかを確認するためのもの。

これを聞くと確かに。と思うんだけど、よく考えてみると、もらった時見比べないんだよな。とも思う。もし送付物の内容や数が重要な場合は、納品書が同封されているので納品書の方が重要度が高い気がする。

私が新人の頃に勉強したように、新人が行う作業としては、とても意味があった気がする。

例えば…。

時代かもしれないが、一見無駄に思えるものにもいい役割があったなと思える。

送付状は昔の話で今はいらない。という結論も1つですが、
実務上「あっても良いのかな」というケースもあるので、少し書いておこうかな。

毎月送付するものがあり、毎回5種類の書類を送付する場合などには、先に送付状が用意されていると、送るもののチェックリストとして使えるので便利。

ただの書類の上に1枚送付状つけるのは、無くて良い気がしますが、

相手が知り合いではない場合で何かを送る時は、挨拶の役割や送付の経緯を記す意味で送付状は合った方が良いなと思う。また、招待状・ギフト等の場合もやはりあった方が良い気がする。

いずれも不躾になるかどうかの差なのかもですね。

何かを送る ＝ 送付状を付ける　の考え方は、あまりに形骸化してしまっているので、

など、やはり意味を持ちたいものですね。

習慣化してしまっている「なんとなく」に着目してみるのもありだなと思ったので、
取り上げてみました。ではまた。